Окружающий мир трансформируется с невероятной быстротой. Человеку необходимо справляться с большим объемом задач одновременно. Неудивительно, что жизнь в условиях постоянной спешки ведет к стрессу и хронической усталости. Как же уложиться во все и не ощущать себя истощенным?
Как они все успевают?
При более детальном рассмотрении становится очевидным, что не все люди живут в непрерывном круговороте дел. Многие успешно справляются с необходимостью выполнять множество задач одновременно и без труда успевают все запланированное. В чем же заключается их секрет? Возможно, они имеют в своем распоряжении многочисленных помощников, таких как няни, личные повара и водители?
Неужели они обладают магией, позволяющей вместить больше задач в свой день? На самом деле, люди, успешно совмещающие множество дел, характеризуются такими чертами, как целеустремленность, организованность и, прежде всего, умение грамотно планировать свою жизнь.
Учимся все успевать
Для эффективного выполнения всех задач необходимо освоить планирование и умение управлять своим временем, а также правильно его распределять. Важно, чтобы план был организован и зафиксирован в одном месте, а не разбросан по многочисленным листкам, которые часто теряются в самый нужный момент.
Чтобы не упустить важные задачи, используйте ежедневник или обычную тетрадь, в которой фиксируйте все дела, которые предстоит сделать. Такое планирование удобно проводить утром или вечером.
Помимо ежедневного планирования, целесообразно составлять перечни задач на длительный срок. Заранее планируйте отпуск и выходные дни, формулируйте личные цели, обдумывайте желаемые достижения и задачи.
Ежедневник
Организованность начинается с ежедневника.
Они бывают двух видов:
- Обзор дня с почасовым расписанием, позволяющим сразу увидеть все запланированные мероприятия. Четкое распределение задач по временным интервалам необходимо для своевременного выполнению всех дел.
- Для удобного планирования задач предлагается еженедельный обзор, который позволяет распределять дела по дням.
Какой ежедневник вы выберете, не имеет большого значения. Гораздо важнее – выполнить задачу и отметить ее как выполненную. Это поможет вам более эффективно планировать свое время. Записи в ежедневнике позволяют оценить объем выполненной работы и понять, какие моменты требуют дополнительного внимания для достижения максимальной продуктивности.
Научитесь расставлять приоритеты
Просто составить список задач недостаточно, необходимо приступать к их реализации. Ключевым моментом на пути к эффективному управлению временем является определение приоритетов. Обозначьте наиболее значимые задачи галочками, а мероприятия, которые желательно выполнить, но не критично, – звездочками. Оцените, сколько времени ежедневно вы готовы выделить на различные задачи, и продумайте оптимальную организацию, чтобы справляться со всем запланированным.
Если вы обнаружите, что не сразу сможете избежать «перекосов» и не сможете выделять достаточно времени для разных задач, не стоит расстраиваться. Чтобы научиться эффективно распределять время, потребуется работа над собой: необходимо стать более собранным и ускорить темп выполнения задач. Важно научиться выстраивать баланс между приоритетами. Составляйте отчет о проделанной работе, анализируйте, где были допущены ошибки. Выявляйте причины этих проблем и делайте выводы, чтобы в будущем справляться со всеми задачами.
Совмещение
Следует обдумать, какие задачи можно выполнять одновременно. К примеру, телефонные разговоры, не требующие повышенной сосредоточенности, можно совмещать с работой, не предполагающей глубокого обдумывания.
Если вам звонит подруга, и вы искренне хотите пообщаться с ней в течение 15-20 минут, что не позволяет совместить разговор с выполнением других задач, таких как стирка, глажка или разбор ящика в письменном столе? Помимо удовольствия от общения, вы сможете успеть сделать немало рутинных и не самых приятных домашних дел.
Распределяйте обязанности
Человек, способный справляться с большим объемом задач, не только берет на себя ответственность, но и умеет делегировать часть работы другим людям, включая коллег и близких. Нет необходимости самостоятельно выполнять все домашние дела; часть из них вполне можно переложить на плечи родных. Ребенок с удовольствием поможет маме с уборкой, чтобы быстрее приступить к совместному чтению или играм.
При организации задач и встреч рекомендуется предусматривать дополнительное время на каждое мероприятие. Это создаст своего рода резерв, который поможет вам уложиться в установленные сроки.
Если вам приходится ждать кого-либо, всегда имейте при себе книгу или записную книжку, чтобы время ожидания не казалось бессмысленным.
Успеваем все в командировке
При подготовке к деловой поездке, встрече или посещению мероприятия впервые, невозможно переоценить важность достаточного объема информации.
Перед поездкой тщательно продумайте маршрут и составьте список контактов людей, с которыми вы планируете встретиться, чтобы охватить все запланированное. Найдите в сети информацию об ориентирах и знаках, указывающих на место встречи. Чем больше данных о месте назначения у вас будет, тем эффективнее вы сможете организовать свое время и выполнить все задачи. Обладая достаточным объемом информации, вы сможете снизить риск возникновения проблем. Вы обязательно найдете нужное место и сможете встретиться с нужным человеком, чтобы успеть сделать все, что запланировали.
Секрет «как все успевать»
Не все, кто обладает способностью предвидеть, являются экстрасенсами. Каждый человек способен на многое, если умеет анализировать ситуацию. Вспомните, почему на прошлой неделе вы не смогли выполнить все запланированные задачи вовремя, например, приготовить ужин? Ребенок долго ждал проверки уроков, лег поздно спать, и весь вечер пошел наперекосяк? Вы просто попали в пробку!
Почему не позаботиться о создании запаса продуктов, которые можно будет использовать по мере необходимости? В чрезвычайной ситуации пачка сосисок, замороженные голубцы или фаршированные перцы, кусок куриной грудки – все это можно быстро разогреть и подать с подходящим гарниром за несколько минут.
Чтобы эффективно распределять время и достигать поставленных целей, необходимо быть внимательным и уметь концентрироваться на задачах, а также полноценно восстанавливаться. Важно находить время для саморазвития, обеспечивать достаточный сон и придерживаться здорового питания. Не забывайте о людях, которые вам дороги. Тогда вы сможете испытывать удовлетворение от достигнутых результатов во всех аспектах жизни. Наслаждайтесь жизнью, не стремитесь охватить все сразу. Живите настоящим, а не прошлым и будущим. Когда вы осознаете это и научитесь ценить каждый момент, вы сможете успевать больше и работать в комфортном для вас ритме.